#EVENTFACT – CHECKLIST EVENTLOCATIE

CHECKLIST: OP NAAR DE PERFECTE EVENTLOCATIE!

Plant u een seminarie, productlancering of personeelsfeest? Dan komt er heel wat werk op u af. Een van de eerste to do’s is het vinden van een geknipte eventlocatie. Liefst weg van de platgetreden paden, maar wel op-en-top verzorgd. Goed nieuws, Den Berg helpt u op weg. We verzamelden alle elementen waarop u moet letten bij het kiezen van de perfecte locatie.

Stap 1: de juiste plek
De twee b’s die u naar de juiste locatie wijzen, zijn ‘behoeften’ en ‘budget’. De behoeften zijn afhankelijk van uw gasten: u moet niet inspelen op uw noden, maar op die van hén. En ook voor het budget kijkt u eerst naar uw gasten: betalen zij mee of draagt uw organisatie alle kosten? Nu kunt u een shortlist maken van locaties die overeenkomen met de vastgelegde behoeften en het beschikbare budget.

Stap 2: de perfecte match
Onderwerp de shortlist aan enkele praktische vragen: biedt de zaal voldoende ruimte? Kunt u alle geplande activiteiten laten doorgaan op de locatie (bijvoorbeeld vergaderen én dineren én feesten)? Zijn er voldoende audiovisuele faciliteiten? Past de stijl van het pand bij die van uw bedrijf en uw gasten? … Zo vindt u de perfecte match: de zaal die aan alle wensen en praktische vereisten voldoet.

Stap 3: op locatiebezoek
Kies uw eventlocatie niet blind. Een website of folder zegt niet alles. Ga dus even langs en maak duidelijk wat u voor ogen hebt: stel uw bedrijf voor en geef de reden om te feesten, vertel wat het doel van het event is en hoe u dit ziet verlopen, deel alle bijzondere wensen en laat weten binnen welk budget en welke deadline alles moet worden klaargespeeld.

Stap 4: grondige evaluatie
Beantwoordt de locatie nog steeds aan alle wensen? Dan is het tijd voor een grondige evaluatie. Bekijk alle zaalopties, vergadermogelijkheden en – indien nodig – de verschillende hotelfaciliteiten. Neem er ook de reviews van eerdere gasten en organisatoren bij: hoe beleefden zij de service? Durf gerust vragen naar een bezoek ter plaatse of boek eens een nacht in het hotel: uw eigen buikgevoel geeft de doorslag.

Check? Check? Dubbelcheck? Dan is het tijd om de eventlocatie te boeken.

Extra tip:
Minstens even belangrijk als de locatie, is de betrokkenheid van de uitbater. U wilt een sparringpartner, die met u meedenkt en u niet aan uw lot overlaat. Een geëngageerde uitbater gaat samen met u op zoek naar de meest gepaste cateringoplossingen en zaalvoorwaarden. Hij houdt de details in het oog – van bij de eerste kennismaking tot bij de nabespreking – en heeft een sterk team paraat staan. Kortom, hij is uw rechterhand en wil er net als u een topevenement van maken.

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Vergelijkbare berichten

Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief & ontvang al onze updates driemaandelijks in uw mailbox!

Benieuwd wat we voor u kunnen doen?

Bekijk al onze mogelijkheden van kwaliteitsvolle events,
tot eersteklas hotelervaring!